Konverentsid ja seminarid Estraveli abil

Kas teadsid, et lisaks Eestist väljaminevatele reisidele tegeleb Estravel ka sise- ja välisturistide teenindamisega ning professionaalselt konverentside, seminaride ja ürituste korraldamisega? Balti tootesuuna direktor Malle Pottsepp ning Baltikumi piirkonna toote- ja müügijuht Riina Rauts toovad välja mõned põhjused, miks eelistada professionaalse konverentsikorraldaja abi.

Estravelil on eraldi tubli ja kogemustega tiim, kellel ette näidata arvestatav hulk põnevaid ja edukalt läbi viidud projekte. Oleme professionaalne konverentsikorraldaja (PCO) ja pakume konverentside korraldamise täisteenust.

Konverentsi korraldamine sisaldab erinevaid teenuseid. Näiteks:

• eelarve planeerimine ja konverentsikoha leidmine;
• osalejate online-registreerimine (Estravelil on oma registreerimisplatvorm);
• erinevad maksevõimalused registreerimisel (krediitkaardimaksed, Paypal makse, arvega maksmine, arvete väljastamine);
• osalustasude kogumine ja sekretariaat;
• tehnilised lahendused, tõlketeenused ja -tehnika;
• rinnasildid, konverentsitrükised, turundusmaterjalid ja -meened;
• hotellimajutuse broneerimine ja haldamine;
• transport, toitlustus, meelelahutusprogramm ja palju muud.

Kas ja miks võiks kasutada professionaalse konverentsikorraldaja abi?

Peamine põhjus konverentsikorraldaja kaasamiseks on ajaline kokkuhoid. Konverentsi tehniline korraldus on väga aeganõudev ja eeldab tihedat ning detailset asjaajamist paljude erinevate teenusepakkujatega. Ka konverentsikülalistega suhtlemine võib olla ajamahukas ja intensiivne, seda eriti ürituse lähenedes. Kui usaldada korralduslik pool konverentsikorraldajatele, siis saab ürituse läbiviija keskenduda põhjalikumalt ürituse sisule ja ürituse toimumise ajal suhtlusele üritusel osalejatega.
Kogemustega konverentsikorraldaja oskab ürituse tellijalt õigeid küsimusi küsida, et koos panna paika eelarve, ootused, vajalikud lahendused jmt. Estraveli konverentsiosakond pakub laias valikus konverentsiteenuseid, korraldades üritusi alates väikestest koosolekutest ja koolitustest, kuni suurte rahvusvaheliste konverentsideni. Meie kliendid on andnud tagasisidet, et just õigete küsimuste küsimine koostöö alguses oli suureks abiks ja andis ajalise kokkuhoiu.

Teine põhjus meie poole pöördumiseks on abi eelarve koostamisel ja selle piires püsimisel.

Oluline on kõigepealt panna paika võimalikult täpne eelarve. Siis on võimalik leida just eelarvele vastav sihtkoht ja sündmuse toimumise koht. Paljudel teenuspakkujatel on olemas konverentsipaketid, kus näidatakse konkreetne hind osaleja kohta. Hind sisaldab enamasti konverentsiruumi renti, tehniliste vahendite kasutamist ja toitlustust. Erinevaid teenuseid saab konverentsi iseloomust ja eelarvest tulenevalt juurde lisada, kuni väga eksklusiivsete lahendusteni välja. Kui taolisi paktte pole, teeb meie projektijuht täpse ja vettpidava kalkulatsiooni ise.

Mida konverentsi või seminari kokku panemisel kindlasti tuleks silmas pidada?

Konverentsi korraldamine on ajamahukas töö ja kogemusega professionaalide kaasamine juba ürituse planeerimise algfaasis tasub ära. Konverentsi juures on tähtsaim sisu – programm peab olema tasakaalus, sihtgrupi jaoks sisukate esinejatega ja täitma konverentsi eesmärke. Unustada ei tohiks piisavat aega ja ruumi delegaatide omavaheliseks suhtlemiseks. Konverentsi planeerimisel on oluline silmas pidada, et iga pisiasi on tähtis, sest tihti just nende baasilt kujuneb osalejate kogemus. Näiteks toit jääb osalejatele alati meelde, mistõttu on oluline, et see oleks maitsev, kohalik, tervislik ja seda jätkuks piisavalt. Põnev kultuuriline etteaste enne ürituse algust loob positiivse õhkkonna ja aitab kaasa ürituse õnnestumisele. Kõik ehe ja kohalik pakub külastajatele huvi ja jääb erilisena meelde. Erilisi elamusi saab pakkuda tehniliste lahenduste abil, seda nii ettekannetes, kui delegaatide omavahelise suhtlemise ja esinejatele kaasa rääkimise kanalina.

Kuidas valida konverentsi toimumise koht?

Väiksemamahulise seminari läbiviimiseks oleks hea kui meieni jõuaks eelnevalt veidi taustainfot, et konsultant saaks teha sobivaima pakkumise. Näiteks infot seminari teema ja planeeritava formaadi kohta st kas on tegemist ametliku või vabama õhkkonnaga seminariga. Abi on ka eeldatavast inimeste arvust, päeva pikkusest ja võimalusel ka infot eelistatud piirkonna kohta, kus soovitakse seminari korraldada.
Tulenevalt sellest sobib seminarideks tegelikult väga palju erinevaid kohti nagu näiteks hotellid, teatrite saalid, muuseumid, ülikoolid, restoranide privaatruumid, hubased turismitalud, isegi ilusalongid jne.

Hotellides on seminaride korraldamine kindlasti kõige lihtsam, sest hotellide seminariruumid pakuvad üldjuhul alati vajamineva traditsioonilise konverentsitehnika, samas majas toitlustuse ja vajadusel ka majutuse osalejatele või lektorile. Tänasel päeval pakuvad hotellid oma ruumides tihti ka erinevaid seminari paigutuse stiile, mis ei ole enam pelgalt klassikalised ümber laua istumised. Näiteks Radisson Blu Sky hotellis on brainbox, kus saab nõu pidada kott-toolidel või Radisson Blu Olümpia hotellis interaktiivse ekraaniga ruum, kus on samuti võimalik valida istumine kott-toolidel. Mõnes väiksemas hotellis on ruumi lihtne ümber paigutada ja sättida vastavalt seminari vajadusele – näiteks Meriton Garden hotell Tallinnas või Kubija hotell Võrus või Georg Ots spa Kuressaares.

Erilisemate kohtade valiku puhul peab arvestama, et eraldi peaks eelnevalt väga täpselt paika panema konverentsitehnika vajaduse, võimaliku toitlustuse pakkuja antud ruumides, kellaajad ürituse korraldamiseks. Täpsustamaks näiteks, et kas muuseumides on võimalik seminari läbi viia pärast muuseumi sulgemisaega, kas on olemas vajalikud tehnilised vahendid või tuleks need eraldi rentida jne .
Suurema osavõtjate arvuga seminari korraldamiseks sobiks näiteks hästi Maarjamäel asuv uus Filmimuuseumi saal, kus saab samas majas korraldada ka püstijala õhtusöögi või soovi korral üle õue jalutada kõrvalhoonesse restorani “Maarjamäe”. Samuti on väga omanäoline aga hästi toimiv ürituste korraldamise koht Kultuurikatel, mis ka EL eesistumise ajal väga positiivset tagasisidet sai. Sealseid ruume oleme ka Estraveli korraldatavatel rahvusvahelistel konverentsidel korduvalt edukalt kasutanud. Teine koht, mida osalejad alati kiidavad, on Lennusadam. Osalejatele jääb positiivselt meelde tavapärasest erinev toimumiskoht aga muidugi tuleb pingsalt jälgida, et toimumiskohal oleksid kõik konverentsiks vajalikud võimalused ja osalejate jaoks oleks seal viibimine mugav. Väiksemaid seminare saab pidada edukalt näiteks restoranide privaatruumides ja ühendada seminar lõuna- või õhtusöögiga. Näiteks Villa Thai, Leib Resto&Aed ja restoran Cru eraldi ruumides või ka suurema seltskonna puhul rentida terve restorani – näiteks restoran Scheeli. Tallinnast väljas on näiteks mugavad talukompleksid nagu Endla ja Kuke talu või Küla Villa.

Milliseid aktiviteete võiks konverentsi programmi lisada?

Konverentsikülalistele pakutakse vabal ajal vahelduseks erinevaid huvipõhiseid ja aktiivseid tegevusi.
Populaarsed on teatraliseeritud ekskursioonid, näiteks Legendide Tallinn või ekskursioon privaattrammiga, kohaliku toidu kokanduskursused, erinevad degustatsioonid või orieteerumissafarid metsas, kardisõidud või rallipargi külastus. Eesti erisusteks on puhas ja kaunis loodus, lühikesed vahemaad ja huvitav ajalugu, mida ka konverentsi külastajatele tutvustatakse. Konverentsi programmi võib mahutada rabamatka või mõne muu väljasõidu või külastuse naaberriikidesse. Näiteks käivad Tallinna külastajad lühireisidel Helsingis või Riias. Üha populaarsem on bleisure ehk töö- ja puhkusereisi ühendamine.

Miks mitte aga korraldada seminar hoopis välismaal?

Ka siin pakume Estraveli abi! Välismaal korraldatud üritus pakub osalejatele võimalust rohkem ühiselt aega veeta, soodustab tööpäevavälist suhtlust, avardab silmaringi ja motiveerib töötajaid. See on võimalus tutvuda samas valdkonnas tegutsevate ettevõtete ja inimestega teistest riikidest, luua uusi kontakte ning laiendada suhtlusvõrgustikku. Sellistel rutiinist väljas üritustel tekib enam värskeid ja julgeid ideid.
Välismaal korraldatud seminari eelarve ei pruugi olla nii suur kui ehk eeldatakse. Lähivälismaal on võimalik üsna kodumaiste hindadega hakkama saada. Seda nii Soome püstkojas kui laevakruiisil või hoopis Läti heatasemelistes SPA hotellides. Kui eelarve on suurem, võib ühendada seminari oma valdkonnaga seotud ettevõtte külastamisega sihtriigis – näiteks pidada seminari Itaalia veinimõisas või saksa automuuseumis. Valik on kirju! Kui Läänemere kruiisil juba korduvalt seminare peetud, siis miks mitte järgmine kord see ette võtta Kariibi merel.
Estraveli ärikliendihalduse juht Minna Jõgeda soovitab soojalt seminari korraldamist välismaal: “Otsides teistsuguseid kogemusi noortele või hingelt noortele spetsialistidele, kellelt ootate uusi ja värskeid ideid ettevõtte käekäigu parandamiseks, julgen kahe käega soovitada Kopenhaagenit! Kultuurne ja häid ideid tulvil linn, kus kõikide vajalike vahenditega konverentsikeskuses saate päeval korraldada koosolekud, linnapealt ammutada ideid omade toodete parendamiseks ning õhtul raputada kõik vanad mõtted maha maailma vanimas lõbustuspargis!”

 

Vaata konverentsiteenuste kohta lisa meie kodulehelt.

Teemad