Every business thrives more smoothly when you have many good partners. One way to establish and strengthen partnerships is through conferences and seminars. Estravel’s professional conference team ensures the success of events and the satisfaction of all participants.
We can assist you with everything related to conferences
Project management
- Budget preparation and invoicing for participants (including issuing participation fees)
- Conference rooms and technical solutions
Estravel has the best overview of suitable conference venues and providers of the necessary technical solutions for the event. - Online registration and secretariat for participants (name badges, etc.)
Estravel has its own registration system, which is convenient and easy for both participants and organizers to monitor the entire registration process. If necessary, the system can be supplemented with accommodation booking, registration for additional events, etc. - Event website management
We help create a website that provides essential information about the event and registration instructions. For more complex websites, we find a partner who can assist with this. - Marketing materials and souvenirs
We assist with ordering various conference materials (printed materials, conference bags, souvenirs, etc.). If needed, we also help introduce Estonia or Tallinn to foreign guests. - Summary of the organized event, including statistics and reporting
Travel services
- Flight and ferry tickets
- Hotel booking and management across Estonia
- Incentive trips
- Excursions and special interest tours
- FAM (familiarization) trips for event organizers
- Transfers and other necessary transportation
Additional services
- Catering during conferences and other events
- Entertainment program
- Leisure program and excursions (including companion program)
Excursions in Tallinn, other parts of Estonia, or to neighboring countries for both participants and companions. Leisure activities for companions, such as various workshops, excursions, etc. - Translation service
Estravel’s professional conference team ensures the success of events and the satisfaction of all participants. The conference department can be contacted by phone 626 6233 or by email conference@estravel.ee.
Some examples of conferences we have organized
11. rahvusvaheline Balti anestesioloogia ja intensiivravi kongress.
Aeg: 28.–30.09.2023
Koht: Eesti Rahva Muuseum
Osalejate arv: 600
Estraveli roll:
- online registreerimissüsteemi korraldamine ja haldamine, osalustasude kogumine, tulude kontrollimine
- majutuse broneerimine ja nende haldamine
- konverentsiruumide rentimine
- konverentsi toitlustamine
- esinejate ja osalejate reisikorraldus
- ülekandeid
- ekskursioonid
- sekretariaat konverentsi ajal
Aeg: 28.–30.06.2020
Koht: Viljandi, Sakala keskus
Osalejaid: 80
Estraveli roll:
– Tööks vajalike ruumide korraldamine Viljandis Sakala keskuses
– Pidulik õhtusöök
Aeg: 26.–29.11 2019
Koht: Tartu, ERM
Osalejaid: 450
Estraveli roll:
– Ruumide- ja tehnika rent
– Ürituse toitlustus,
– Lõpuürituse korraldamine koos programmiga ERMis
Aeg: 14.11.2019
Koht: Tartu Kammivabrik
Osalejaid: 400
Estraveli roll:
– Festivaliruumi ülesehitus ja varustamine vajaliku konverentsitehnikaga
– Ettekannete salvestamine
– Kaelakaartide ja viitade korraldamine
– Festivali lavastus ja modereerimise korraldamine
Aeg: 07.–08.11.2019
Koht: Tartu
Osalejaid: 350
Estraveli roll:
– Ruumide- ja tehnika rendi korraldamine
– Toitlustuse korraldamine
Aeg: Juuli 2019
Teema: Incentive grupp, (Saksa-Hollandi kliendid)
Kultuuriprogramm viis külalised Peipsi äärde vanausuliste radadele ja Setomaale (leelolood) ning toimus ka sõira workshop.
Aeg: juuli 2019
Teema: Incentive grupp Jaapanist, ürituse teema “Balti kett”
Programm oli üles ehitatud Eesti taasiseseisvuse ärkamisaja sündmustest lähtuvalt.
Aeg: aprill 2019
Teema: 28-päevane Baltikumi tuur külastajatele USAst.
Põhiteema kunstigaleriid ja kohtumised kunstnikega galeriides sh kaasaegsed kunstigaleriid, hipster kunstialad.
Aeg: 12.06.2019
Koht: Tartu, ERM
Osalejaid: 150
Estraveli roll:
– Seminariruumi- ja tehnika rent
– Toitlustus
– Muusikaline tervitus
Aeg: September 2018
Koht: Tallinn
Osalejaid: 100
Estraveli roll:
– Üritusele ruumide-, tehnika ja toitlustuse korraldamine
Aeg: August 2018
Koht: Vabaõhtumuuseum
Osalejaid: 50
Estraveli roll:
– Ruumirendi, toitlustuse korraldamine
– Folkshow
– Osalejatele tantsu õpe koos juhendajaga
– Kogu ürituse filmimine
Lisaks veel:
- Biocodex OY 2018
- Turismikonverents 2018
- Metroauto
- Baltic Connecting 2017
- NACS2016
- BALTANEST
- JCI Nordic Inspiration Conference 2015
- EUCHEM 2014
- Baltic-Nordic Acoustics Meeting
- Baltic Connecting 2013
- IASP 29th World Conference
- Nordic Orthopaedic Federation 56th Congress
- Mind The Gap: Landscapes For A New Era (EFLA regionaalne kongress)
- Auto24 Rally Estonia 2011
- REHVA Aastakonverents 2011
- V Balti Anestesioloogide Kongress
- MobileMonday Global Summit
- Baltimaade Artroskoopia, Spordi Traumatoloogia ja Spordimeditsiini Konverents
- Mad-Croc Rally Estonia 2010
- 30-ndad Rahvusvahelised Hansapäevad / 30th International Hanseatic Days
- 9th Congress of the Baltic Association of Dermatovenereologists
- Euroopa Töö-ökonomistide Assotsiatsiooni aastakonverents
- Euroopa ülikoolide meistrivõistlused väitlemises
- Maailma Terviseorganisatsiooni Euroopa Regiooni ministrite konverents
- Skype Company Meeting
- VI Balti luu ja kõhre konverents ning III Balti traumatoloogide ja ortopeedide kongress
- Central/East European CINP (Collegium Internationale Neuro-Psychopharmacologicum) Regional Meeting
- Maailma Energeetikanõukogu (World Energy Council ehk WEC) peaassamblee 2006
- Noorte Kommertskodade JCI (Junior Chamber International) Euroopa Konverents 2006
- Eurovisiooni lauluvõistluse 2002 ametlik reisibüroo