Konverentsiosakond üha populaarsemaks

Jüri Toomel

Kui välisturistide vastuvõtuga tegelevatel inimestel töökoormus sügisel langeb ja nad võivad pärast hullumeelset suvehooaega veidi hinge tõmmata, siis Estraveli konverentsiosakonnal see tõeline mahv sügisel alles algab. On ju firmad Eestimaa kaunist suve maksimaalselt nautinud ning nüüd selgub ootamatult, et mitmed vajalikud üritused korralikult ette valmistamata ja juba kõrbemas. Sügis on aeg, mil korraldatakse palju koolitusi ja seminare oma töötajatele, samuti rahvusvahelisi kohtumisi ja konverentse. Tellimusi sajab konverentsiosakonda nii uksest kui aknast, nii kodu- kui välismaalt.

Meeskond: kolm tarmukat näitsikut
Alates möödunud aastast moodustavad Estraveli konverentsiosakonna "meeskonna" kolm energilist näitsikut - Piret Poopuu, Helen Soomägi ja Triin Aermates. Uurisime nendelt, milleks Estravelil üldse on selline osakond.

"Kuidas miks?" imestavad tüdrukud nagu ühest suust. "Aga ikka selleks, et pakkuda meie klientidele parimat ja kvaliteetseimat teenust. Konverentside, seminaride ja teiste firmaürituste korraldamine on meie põhitööks, meil on sel alal juba suured kogemused ning seetõttu oskame ette näha, üle kontrollida ja ennetada võimalikke probleeme, millele vähemkogenud tellija alati ei tea tähelepanu pöörata."

Pisiasjad otsustavad
"Ürituse õnnestumine on tihti just pisiasjadest kinni," rõhutab Helen. "Ega reisibüroo abi kasutamine seminaride, läbirääkimiste ja koolituste korraldamiseks polegi Eestis veel väga levinud. Inimesed on tihti isegi üllatunud, et üks reisibüroo lisaks päikesereisidele ka sellist teenust pakub. Samas on Estravelil kui suurimal klassikalisel välismaalasi Eestis vastuvõtval incoming-operaatoril kogu info olemas, miks siis sama kvaliteetset ja professionaalset teenust mitte müüa ka Eesti kliendile? Nii ongi Estravel Eesti reisibüroode hulgas pea ainus, kellel on eraldi konverentsiteenuste osakond."

Tellija säästab aega ja raha
Helen Soomägi arvates on osakonna ja pakutavate teenuste tutvustamisel suur tähtsus Estraveli korporatiivklientide osakonna poolt firmade travel manageridele korraldatavatel koolitustel: "Paljud koolitusel käinutest hakkavadki meie kaudu oma firma üritusi korraldama, kuna saavad kogu teenustekompleksi mugavalt kätte ühest kohast. See hoiab kokku nende aega, närvi ja ka raha. Tänu meie suurele sisseostumahule võime pakkuda eriti soodsaid lepingulisi majutushindu. Ja firma ajavõit on ürituse tellimisel meie kaudu tohutu. Pole vaja kümneid telefonikõnesid ega päringuid erinevatele teenusepakkumistele, vaid tavaliselt piisab ühest kontaktivõtust, et saada Estravelist oma vajadustele täpselt vastav pakkumine."

Trumbiks professionaalsus
"Estraveli eeliseks ongi just teenuste professionaalsus ja komplekssus," on Piret Poopuu Heleniga samal nõul. "Me omame head ülevaadet Eesti konverentsipaikadest ja tehnilistest võimalustest ning pakume suurt teenustevalikut: konverentsiruumid ja tehnika, toitlustus, majutus, transport, konverentsitõlgid ja sekretärid, giidid ja ekskursioonid, pidulikud vastuvõtud ja meelelahutusprogramm. Rahvusvahelise ürituse korral lisanduvad mainitutele veel registreerimine ja osalejate vastuvõtmine. Me teeme ära kogu korraldustöö ja klient saab omakorda põhjalikumalt pühenduda konverentsi sisulisele poolele."

Seminarist suurkonverentsini
Estravel võtab üritusi korraldada alates 3-4 inimesest. Selleks võib olla iga nõupidamine, koosolek või koolitus, kus soovitakse tõhusaks töötamiseks ja vahelduseks eraldumist tavapärasest keskkonnast. Sama edukalt saab Eesti suurim reisibüroo hakkama ka suure rahvusvahelise ürituse korraldamisega - näiteks 6000 inimesele Saku suurhallis. Suurüritustel on Estravelile abiks spetsiaalne konverentsikorralduse arvutiprogramm, mis hõlbustab osavõtjate registreerimist ning kogu teeninduse planeerimist. Seda kõike üle interneti, töötaja asukohast sõltumata.

Põnevamatest üritustest meenub osakonna neidudele tänavu juunis Tallinnas korraldatud rahvusvaheline konverents IASP 2002, kus oli kohal osavõtjaid ka eksootilisematest riikidest nagu näiteks Singapur ja Venezuela.

Konverentsipaiku on Eestis liiga vähe
Eesti firmad sooviksid tihti korraldada seminari või koolitust koos majutusega Tallinnast mitte kaugemal kui 50 kilomeetrit. Kahjuks aga selliseid kohti, mis suudaksid garanteerida kvaliteetset teenust, Tallinnast väljas napib. Ka linnas endas oleks hädasti vaja suurt konverentsihotelli, mis mahutaks 600 inimest. Raskusi on sobivate meeleolukate kohtade leidmisel suurüritustega kaasnevate vastuvõttude korraldamiseks, praeguste peamiste paikade - raekoja, Kadrioru lossi, Maardu mõisa jms mahutavus on liiga väike. Sobiva konverentsipaiga tagamiseks tuleks tellima hakata võimalikult vara. Kuumim aeg seminarideks-koolitusteks on mai-juuni ning september-oktoober.

Töö konverentsiosakonnas on vaheldusrikas
Oma tööst on nii Helen kui Piret vaimustuses. Helen toob välja selle põhjused: "Töö konverentsiosakonnas pakub muu reisibüroo tööga võrreldes suuremat vaheldust: üritused on erineva temaatikaga, väliskülalised Eestis enamasti esimest korda - paljud ei pea liigseks vaevaks hea korralduse kindlustanuid ka tänada. Töörõõmu pakub meile igasugune positiivne tagasiside, ka see, kui suurkliendid ikka ja jälle meie kaudu üha vastutusrikkamaid üritusi tellivad!