Konverentsiosakond üha populaarsemaks
![line](/estraveller/oct_dec2002/images/hrule.GIF)
Jüri Toomel
Kui välisturistide vastuvõtuga tegelevatel inimestel töökoormus sügisel
langeb ja nad võivad pärast hullumeelset suvehooaega veidi hinge tõmmata,
siis Estraveli konverentsiosakonnal see tõeline mahv sügisel alles algab.
On ju firmad Eestimaa kaunist suve maksimaalselt nautinud ning nüüd selgub
ootamatult, et mitmed vajalikud üritused korralikult ette valmistamata
ja juba kõrbemas. Sügis on aeg, mil korraldatakse palju koolitusi ja seminare
oma töötajatele, samuti rahvusvahelisi kohtumisi ja konverentse. Tellimusi
sajab konverentsiosakonda nii uksest kui aknast, nii kodu- kui välismaalt.
Meeskond:
kolm tarmukat näitsikut
Alates möödunud aastast moodustavad Estraveli konverentsiosakonna
"meeskonna" kolm energilist näitsikut - Piret Poopuu, Helen
Soomägi ja Triin Aermates. Uurisime nendelt, milleks Estravelil üldse
on selline osakond.
"Kuidas miks?" imestavad tüdrukud nagu ühest suust. "Aga
ikka selleks, et pakkuda meie klientidele parimat ja kvaliteetseimat teenust.
Konverentside, seminaride ja teiste firmaürituste korraldamine on meie
põhitööks, meil on sel alal juba suured kogemused ning seetõttu oskame
ette näha, üle kontrollida ja ennetada võimalikke probleeme, millele vähemkogenud
tellija alati ei tea tähelepanu pöörata."
Pisiasjad otsustavad
"Ürituse õnnestumine on tihti just pisiasjadest kinni,"
rõhutab Helen. "Ega reisibüroo abi kasutamine seminaride, läbirääkimiste
ja koolituste korraldamiseks polegi Eestis veel väga levinud. Inimesed
on tihti isegi üllatunud, et üks reisibüroo lisaks päikesereisidele ka
sellist teenust pakub. Samas on Estravelil kui suurimal klassikalisel
välismaalasi Eestis vastuvõtval incoming-operaatoril kogu info olemas,
miks siis sama kvaliteetset ja professionaalset teenust mitte müüa ka
Eesti kliendile? Nii ongi Estravel Eesti reisibüroode hulgas pea ainus,
kellel on eraldi konverentsiteenuste osakond."
Tellija säästab aega ja raha
Helen Soomägi arvates on osakonna ja pakutavate teenuste tutvustamisel
suur tähtsus Estraveli korporatiivklientide osakonna poolt firmade travel
manageridele korraldatavatel koolitustel: "Paljud koolitusel käinutest
hakkavadki meie kaudu oma firma üritusi korraldama, kuna saavad kogu teenustekompleksi
mugavalt kätte ühest kohast. See hoiab kokku nende aega, närvi ja ka raha.
Tänu meie suurele sisseostumahule võime pakkuda eriti soodsaid lepingulisi
majutushindu. Ja firma ajavõit on ürituse tellimisel meie kaudu tohutu.
Pole vaja kümneid telefonikõnesid ega päringuid erinevatele teenusepakkumistele,
vaid tavaliselt piisab ühest kontaktivõtust, et saada Estravelist oma
vajadustele täpselt vastav pakkumine."
Trumbiks
professionaalsus
"Estraveli eeliseks ongi just teenuste professionaalsus ja komplekssus,"
on Piret Poopuu Heleniga samal nõul. "Me omame head ülevaadet Eesti
konverentsipaikadest ja tehnilistest võimalustest ning pakume suurt teenustevalikut:
konverentsiruumid ja tehnika, toitlustus, majutus, transport, konverentsitõlgid
ja sekretärid, giidid ja ekskursioonid, pidulikud vastuvõtud ja meelelahutusprogramm.
Rahvusvahelise ürituse korral lisanduvad mainitutele veel registreerimine
ja osalejate vastuvõtmine. Me teeme ära kogu korraldustöö ja klient saab
omakorda põhjalikumalt pühenduda konverentsi sisulisele poolele."
Seminarist suurkonverentsini
Estravel võtab üritusi korraldada alates 3-4 inimesest. Selleks võib
olla iga nõupidamine, koosolek või koolitus, kus soovitakse tõhusaks töötamiseks
ja vahelduseks eraldumist tavapärasest keskkonnast. Sama edukalt saab
Eesti suurim reisibüroo hakkama ka suure rahvusvahelise ürituse korraldamisega
- näiteks 6000 inimesele Saku suurhallis. Suurüritustel on Estravelile
abiks spetsiaalne konverentsikorralduse arvutiprogramm, mis hõlbustab
osavõtjate registreerimist ning kogu teeninduse planeerimist. Seda kõike
üle interneti, töötaja asukohast sõltumata.
Põnevamatest üritustest meenub osakonna neidudele tänavu juunis Tallinnas
korraldatud rahvusvaheline konverents IASP 2002, kus oli kohal osavõtjaid
ka eksootilisematest riikidest nagu näiteks Singapur ja Venezuela.
Konverentsipaiku on Eestis liiga vähe
Eesti firmad sooviksid tihti korraldada seminari või koolitust koos
majutusega Tallinnast mitte kaugemal kui 50 kilomeetrit. Kahjuks aga selliseid
kohti, mis suudaksid garanteerida kvaliteetset teenust, Tallinnast väljas
napib. Ka linnas endas oleks hädasti vaja suurt konverentsihotelli, mis
mahutaks 600 inimest. Raskusi on sobivate meeleolukate kohtade leidmisel
suurüritustega kaasnevate vastuvõttude korraldamiseks, praeguste peamiste
paikade - raekoja, Kadrioru lossi, Maardu mõisa jms mahutavus on liiga
väike. Sobiva konverentsipaiga tagamiseks tuleks tellima hakata võimalikult
vara. Kuumim aeg seminarideks-koolitusteks on mai-juuni ning september-oktoober.
Töö konverentsiosakonnas on vaheldusrikas
Oma tööst on nii Helen kui Piret vaimustuses. Helen toob välja selle
põhjused: "Töö konverentsiosakonnas pakub muu reisibüroo tööga võrreldes
suuremat vaheldust: üritused on erineva temaatikaga, väliskülalised Eestis
enamasti esimest korda - paljud ei pea liigseks vaevaks hea korralduse
kindlustanuid ka tänada. Töörõõmu pakub meile igasugune positiivne tagasiside,
ka see, kui suurkliendid ikka ja jälle meie kaudu üha vastutusrikkamaid
üritusi tellivad!
|