Travel manager: reisispetsialist firmas

Suurtes firmades reisitellimused kontrolli all
Muu maailma eeskujul on ka Eesti suurimad firmad hakanud määrama ja koolitama konkreetseid isikuid vastutama oma töötajate ametireiside tellimise ja kulude kontrolli eest. “Travel manager” nime kasutatakse veel vähe, kuid sisuliselt täidavad sama funktsiooni büroojuhatajad, välissuhete osakonnad ja sekretärid.
“Meil on travel managerideks kõik sekretärid, sest töötajaid on nii palju, et ühele inimesele käiks see üle jõu,” räägib Aet Kaljuste, Hansapanga kantselei juhataja. Aet on üks paljudest Estraveli korporatiivklientide “senior travel manageridest”, kelle kaudu käib firma suhtlemine reisibürooga.
“Hansapanga erinevus teiste Estraveli korporatiivklientidega võrreldes ei ole mitte ainult väga suured ostumahud,” kiidab Estraveli korporatiivklientide müügidirektor Evelyn Karming, “vaid ka keskmisest tunduvalt paremini korraldatud teenuste ostulogistika.”

Koolitusvajadus sündis teenindusprotsessis
Estravel on senini teadaolevalt ainus firma Eestis, kes korraldab travel manageride koolituskursusi. Esimene selline toimus juba 1996. Evelyn Karmingu sõnul sündis koolituskursuste idee just vajadusest muuta suhtlemist teenindaja ja teenindatava vahel efektiivsemaks. “Kvaliteetse lõpptulemi saavutamiseks on tähtis, et nii klient kui teenindaja räägiksid sama keelt, kasutaksid samu termineid ning tunnetaksid teineteise vajadusi ja võimalusi,” räägib Evelyn.
“Ega meil algul endalgi täpset pilti polnud, mida õpetada ja mis suunas edasi liikuda. Kuid iga uus kursus andis kogemusi juurde,” meenutab Evelyn algusaegu. “Nüüdseks on Estravelilt reisikoolitust saanud ligi pooltuhat travel manageri, kellest paljud ka meie klientideks hakanud.”

Tippjuhi aeg on liiga kallis reisivõimaluste otsimiseks
Travel manager on selleks vahendajaks, kelle reisiteadmised ühelt poolt ja firma vajaduste põhjalik tundmine teiselt poolt on aluseks sujuvale suhtlusele. Suhtlemine võrdsete partneritena, hea ja häireteta teineteisemõistmine tagavadki kiire ja kvaliteetse teeninduse. “Põhimõtteliselt võiks ju iga töötaja ka ise endale komandeeringusse sõitmiseks reisibüroost sõidupiletid ja öömaja tellida, aga selle toimingu juures on omad reeglid ja tingimused,” arutleb Aet Kaljuste Hansapangast. “Muidugi on nendest reeglitest võimalik kõiki informeerida, aga kas see on vajalik? Kas näiteks firma tippjuht peab oma väärtuslikku tööaega kulutama selleks, et leida reisimiseks kõige soodsam ja kiirem võimalus? Lihtsam on tal edastada informatsioon komandeeringu põhjuse, ajakava ja sihtkoha kohta travel managerile, kes reisibüroo vahendusel püüab leida kiireima ja hinnalt sobivaima võimaluse sihtkohta jõudmiseks, broneerib hotelli, mis on ürituse toimumise asukohale võimalikult lähedal, vajadusel hangib ka kindlustuse ja toimetab kõik need dokumendid vahetult enne reisi tema kätte.”

Travel manager on meeldiv amet
“Selleks, et travel manageri tööd hästi teha, peab omama piisavalt palju teadmisi erinevate transpordifirmade tingimuste, hotellide klassifikatsiooni jms kohta. Loomulikult ei saa nõuda, et noorel inimesel oleksid need teadmised juba tema isiklike reisikogemuste põhjal olemas. Sellepärast ongi hea, kui firma on ühe kindla reisibüroo kliendiks, kes travel manageridele vastavaid koolitusi korraldab,” leiab Aet. “Oluline on ka see, et firmas töötav travel manager on väljaõppe saanud just selles reisibüroos, kellega koostööleping sõlmitud, sest nii õpitakse tundma teineteise tööstiili ja firmakultuuri,” rõhutab Aet Kaljuste.
“Ja isiklikust seisukohast annab travel managerina töötamine firmas palju teadmisi ja enesekindlust ise reisimiseks ning oma sõpradele ja tuttavatele reisinõu jagamiseks,” toob Aet esile ameti meeldiva külje.

Koolitusreisid koguvad populaarsust
Evelyn Karmingu sõnul korraldab Estravel oma firmaklientide travel manageridele ka mitmesuguseid koolitusreise. “Õppereisid hotellidesse annavad vajalikku taustinformatsiooni, mida on vaja töölähetuse või väljasõiduistungi korraldamiseks,” leiab Evelyn. “Korraldame mitmeid selliseid reise aastas ja nad on väga populaarsed.”