Tellitud
konverents on isetehtust soodsam
Reisibüroo abi kasutamine koosolekute, seminaride, läbirääkimiste ja koolituste
korraldamiseks Eestis pole veel väga levinud. Paljusid üllatab, et üks
reisibüroo sellist teenust pakub, enamasti peetakse reisibürood ikka välisreisi
korraldajaks. Aga miks ka mitte, on ju Estravelil kui suurimal klassikalisel
välismaalasi Eestis vastuvõtval incoming-operaatoril kogu info olemas,
miks siis sama kvaliteetset ja professionaalset teenust mitte müüa Eesti
kliendile. Nii ongi Estravel Eesti reisibüroode hulgas ainus, kellel on
eraldi konverentsiteenuste osakond, mida juhatab Malle Pottsepp.
Estravel säästab
kliendi aega ja raha
"Üha enam firmasid ja muid organisatsioone kasutabki meie teenuseid, tellides
kogu koosoleku, work-shopi, koolituse, tooteesitluse või lepingu allkirjastamisega
seonduva teenustekompleksi mugavalt ühest kohast," jutustab Malle Pottsepp.
"See on kliendile mitutmoodi kasulik: hoiab kokku aega, närvi ja ka raha.
Tänu oma suurele sisseostumahule - Estraveli müük on Eesti klassikaliste
reisibüroode hulgas suurim ka vastuvõtuteenuste osas - võime pakkuda eriti
soodsaid lepingulisi majutushindu. Ja firma ajavõit on ürituse tellimisel
reisibüroo kaudu tohutu. Pole vaja kümneid telefonikõnesid ega päringuid
erinevatele teenusepakkumistele, vaid tavaliselt piisab ühest kontaktivõtust,
et saada Estravelist vajadustele täpselt vastav pakkumine."
Konverentsiteenus
ka päris väikesele grupile
"Konverentsiteenus ei tähenda alati tingimata Sakala-täit inimhulka,"
täpsustab Pottsepp. Estravel võtab üritusi korraldada alates praktiliselt
3-4 inimesest. Selleks võib olla iga nõupidamine, koosolek või koolitus,
kus soovitakse tõhusaks töötamiseks ja vahelduseks eraldumist tavapärasest
keskkonnast. Sama edukalt saadakse hakkama ka suure rahvusvahelise ürituse
korraldamisega. Suurüritustel on Estravelile suureks abiks spetsiaalne
konverentsikorralduse arvutiprogramm, mis hõlbustab osavõtjate registreerimist
ning kogu teeninduse planeerimist. Seda kõike üle interneti, töötaja asukohast
sõltumata.
Kvaliteet sõltub
pisiasjadest
Loomulikult suudab majutuse või pelga koosolekusaali tellida ka iga sekretär.
Kuid ürituse kordaminek sõltub veel tuhandest, vahel elementaarsestki
pisiasjast, mille peale sekretär ei pruugi tullagi, kuid mis vilunud konverentsikorraldajal
kindlasti meeles on üle kontrollida.
"Suure konverentsi õnnestumine on tihti just pisiasjadest kinni," rõhutab
Malle Pottsepp. "Estraveli eeliseks on teenuste professionaalsus ja komplekssus:
me omame head ülevaadet Eesti konverentsipaikadest ja tehnilistest võimalustest
ning pakume suurt teenustevalikut: konverentsiruumid ja tehnika, toitlustus,
majutus, tõlkimine ja sekretärid, transport, giidid ja ekskursioonid,
pidulikud vastuvõtud ja meelelahutusprogramm. Rahvusvahelise ürituse korral
lisanduvad mainitutele veel registreerimine ja osalejate vastuvõtmine."
Vajaduste kaardistamine
on kõige aluseks
"Et meie pakkumine vastaks täpselt planeeritavale üritusele, peab ka tellija
enda jaoks oma soovid ja vajadused põhjalikult endale teadvustama. Estraveli
konverentsitellimuse blankett on tahtlikult ja kliendi enda huvides keerukas
- see lubab tal paljud detailid enne tellimist hästi läbi mõelda," esitleb
Pottsepp oma töö köögipoolt. "Koha valik sõltub suures osas ürituse eesmärgist,
osalejate arvust ja kestvusest: näiteks pidulik üritus ei sobi ju spordilaagrisse
või puhkekülla, lõõgastava ürituse lahutamatuks osaks on jälle sportimisvõimalused,
mitmepäevane üritus ei peaks toimuma kõvadel toolidel ning nõub teatud
arvul ja tasemel majutuskohti konverentsipaigale suhteliselt lähedal."
Kui aga klient oma vajadusi täpselt ei tunneta, pole häda veel suur -
konverentsiosakonna personal on alati valmis nõustama ja soovitama. Paljude
Estraveli korporatiivklientfirmade travel managerid, firma reisispetsialistid,
on läbinud Estraveli vastava koolituse ja oskavad firma vajadused koheselt
heale tulemusele viivaks tellimuseks vormistada.
Meelelahutus on
oluline osa konverentsiprogrammist
Mida aasta edasi, seda suurema tähtsuse on omandanud väljaspool konverentsisaali
toimuv - majutamine-toitlustamine, harrastus-võimalused, õhtuprogramm.
Kuigi seminari või koolituse sisu on esmatähtis, tugevneb just klassivälises
õhkkonnas firma ühtekuuluvustunne, sõlmitakse uusi tutvusi ja ärisidemeid
rahvusvahelistel üritustel. Sõltuvalt ürituse korralduspaigast võib lisaprogramm
olla väga erinev: lõkkeõhtust, sportmängudest, ratta- ja kanuumatkast
kuni keskaegse stiiliballini välja.
Tehnikaga sina
peal
Malle Pottsepp rõõmustab, et ürituse läbiviimiseks nõutav tehniline varustatus
areneb väga kiirelt. Kui veel mõned aastad tagasi küsiti pelka saali pabertahvli
ja grafoprojektoriga, siis nüüd on dataprojektor ja tõlkeseadmed muutunud
ürituse sagedaseks komponendiks. Üldiselt võib tehnika täna juba toimetada
igasse paika, kuigi internetiühendusega on teatud piirkondades veel raskusi.
"Rahvusvahelistel üritustel ei pöörata kahetsusväärselt tihti tähelepanu
edastatava sõnumi kohalejõudmisele - loodetakse inimeste (sageli olematule)
keeleoskusele, sünkroontõlget ja piisavalt mobiilseid mikrofone ei tellita,
esinejad vuristavad teksti nii kiiresti, et tõlk järele ei jõua. Ometi
peaksid need ajad ammu möödas olema, kus üritusi ainult "linnukese" pärast
peeti," imestab Pottsepp.
Eestis napib võimalusi
konverentside läbiviimiseks
Kiirele arengule vaatamata on Eesti konverentsivõimalused siiski veel
suhteliselt tagasihoidlikud. Näiteks Tallinnast 50-80 km raadiuses umbes
100 inimest mahutavad konverentsivõimalused koos 2-3 tärni majutusega
looduslikus kaunis kohas praktiliselt puuduvad.
"Veel mõni aasta tagasi olid palmsed-kolgad firmaüritusteks paslikud,
kuid nüüdseks on firmad kasvanud ja Roosta puhkeküla selles suuruses pea
ainus," on Pottsepp tõsiselt mures.
"Ka ei korraldata tänapäeval koolitusi enam ilma grupitööruumideta, mis
paraku paljudes kohtades puuduvad. Tallinnas endas küll paranevad olud
märgatavalt värskeltavatud konverentsikeskusega Olümpia hotellis, samuti
SAS Radissoni valmimisega järgmisel aastal."
Siiski on Estravel sobivate ruumide puudumisel korduvalt sunnitud olnud
eitavalt vastama välispäringutele, kus 600-800 inimest soovivad konverentsiruume
ja majutust sama katuse all.
"Sobiva konverentsipaiga leidmiseks tuleks tellima hakata võimalikult
vara. Kuumim aeg seminarideks-koolitusteks on mai-juuni ning september-oktoober,"
teavitab Malle Pottsepp kahe telefonikõne vahele.
Estraveli konverentsiosakonna kontakttelefon on 6 266 238 ja e-mailiaadress: conference@estravel.ee
